Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. PDFs oder Bilddateien (z. B. JPEG) erfüllen diese Kriterien nicht. Zulässige Formate sind beispielsweise XML-basierte Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Alternativ können auch andere Formate genutzt werden, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung für alle verpflichtend.
Nicht ganz. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Für die Ausstellung gilt jedoch eine Übergangsfrist bis Ende 2026, in der weiterhin Papierrechnungen oder PDFs erlaubt sind. Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 gelten die neuen Regeln für alle B2B-Transaktionen, während Privatkunden weiterhin ausgenommen bleiben. Einige Ausnahmen betreffen auch umsatzsteuerbefreite Posten, Auslandsbeziehungen und Rechnungen unter 250 Euro.
E-Rechnungen können per E-Mail versandt werden.
Ja, aber nur, wenn die angehängte Datei den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Zudem bietet der E-Mail-Versand weder Schutz noch einen Zustellnachweis. Spezialisierte Dienste wie d.velop postbox bieten hingegen sichere und DSGVO-konforme Zustellwege. Alternativ können E-Rechnungen auch zum Download bereitgestellt werden.
Für E-Rechnungen braucht man spezielle Software.
Nicht zwingend. Digitale Belege müssen GoBD-konform archiviert werden, was oft schon mit klassischen E-Mail-Postfächern möglich ist. Dennoch erleichtert eine spezialisierte Software den Umgang mit E-Rechnungen erheblich. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann Rechnungen verschiedener Formate auslesen, archivieren und bearbeiten, wodurch Effizienz und Rechtskonformität steigen.
E-Rechnungen sind unsicherer als Papierrechnungen.
Nein. E-Rechnungen sind dank digitaler Archivierung, Berechtigungsmanagement und Schutzmechanismen wie elektronischen Signaturen sogar sicherer. Diese Maßnahmen garantieren Authentizität, verhindern Manipulationen und erleichtern die Nachvollziehbarkeit.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung mag anfangs herausfordernd wirken, eröffnet jedoch enormes Potenzial. Sie kann nicht nur die Buchhaltung optimieren, sondern auch andere Geschäftsprozesse automatisieren. Mit der passenden Software und einem zuverlässigen Partner gelingt der Umstieg mühelos – für mehr Effizienz und Produktivität.
